Organisation - Private Emails


Ich nutze die Corona-Krise, um nervige Dinge endlich zu erledigen (→Blogpost ). Eine Aufgabe, die ich schon ewig vor mir herschiebe, ist meinen privaten Emaileingang aufzuräumen. Mein Job-Emaileingang ist natürlich top sortiert, aber jedes Mal wenn ich etwas in meinen privaten Mails suchen muss, vergeht mir eigentlich die Laune, weil die erstens chaotisch sind und zweitens da ganz schön viel Mist zwischen ist. Also habe ich mir mein Hauptemailpostfach einmal vorgenommen. Hier meine Tipps.



1. Postfächer reduzieren


Es gab ja diese Zeit, da hatte man mehrere Emailkonten: ein seriöses mit Klarnamen und eins für Gewinnspiele. Eventuell habe ich immer noch mehrere Emailkonten, dabei nutze ich eigentlich nur eins wirklich. Zeit also mal nach zu grübeln, welche Konten ich noch so hatte, die Mails zu löschen oder abzulegen und die überflüssigen Accounts zu kündigen. Das ist ein wenig wie mit Klamotten: Am besten hat man alles an einem Ort.


2. Emaileingänge zusammenführen


Die Emailkonten, die ich behalten möchte, leite ich fortan in einen Emaileingang. Dort nehme ich auch die nötigen Einstellungen vor, so dass ich von allen Accounts als Absender antworten kann.


3. Newsletter abmelden


Einmal im Jahr nehme ich mir vor, jede hereinkommende Email noch genauer zu begutachten. Meist mache ich das im Januar. Leider häufen sich ungewollte Newsletter über das Jahr immer wieder an und ich bin nicht konsequent genug im abbestellen. Daher mache ich das einmal im Jahr konsequent und habe dann erst einmal wieder Ruhe. Die Emails, die ich nicht abbestellen kann, weil man sich einloggen müsste und ich die Log-in-Daten nicht mehr weiß, schiebe ich gnadenlos in den SPAM Ordner.



4. Ablagestruktur einrichten


Während ich meine hereinkommenden Emails begutachte, versuche ich gleichzeitig Kategorien zu identifizieren. Diese sammel ich erst einmal ein paar Tage, um zu schauen, was sich bündeln lässt. Sobald ich alle Kategorien identifiziert habe, lege ich diese als Labels in meinem Emaileingang (Webanwendung von GMAIL) an. Ich nummeriere diese, um die Kategorien nach meiner persönlichen Vorliebe und nicht dem Alphabet sortieren zu können. Eventuell macht es Sinn, dass Ihr Euch hier auch an der Ordnerstruktur auf Eurem Computer orientiert (→Blogpost). Meine Kategorien sind z. B.:

  1. Admin
    1. Bank
    2. Job
    3. Fitness
    4. Log-Ins
    5. Kündigungen
    6. Telefon
    7. Handy
    8. Strom
    9. Garage
    10. Versicherungen
    11. Abos
  2. Termine
  3. Shopping
    1. Bestellbestätigungen
    2. Rechnungen
    3. Retouren
    4. Garantien
  4. Blog
  5. Fotos
  6. Wohnung
    1. Hausverwaltung
    2. Eigentümerversammlung
    3. Küche
    4. etc.
  7. Verkäufe
    1. Momox
    2. Rebuy
  8. Rezepte
  9. Tickets
  10. Reisen
  11. Archiv
    1. Bewerbungen
    2. alte Wohnungen
    3. etc.


5. Alte Mails löschen


In meinem Postfach sammeln sich Emails seit 2008. Klar, der Speicher ist unbegrenzt und es besteht keine Not, die Mails zu löschen. Dennoch habe ich mir vorgenommen, hier aufzuräumen. So suche ich jeden Tag nach zehn bestimmten Absendern und lösche alle Mails. Ich fange mit Newslettern an. Heute habe ich auf diesem Weg schon 2000 Emails gelöscht. Wahnsinn wieviele Benachrichtigungsemails von Facebook und Co. ich noch hatte.


6. LAHA-Prinzip umsetzen


Fortan versuche ich nach dem LAHA-Prinzip (Lesen, Antworten, Handeln, Ablegen) vorzugehen und nehme mir jeden Tag vor, den Emaileingang einwenig weiter zu reduzieren.

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