Organisation - Laptop und Dateien | The Nina Edition

Corona verlangt uns gerade Einiges ab. Wie Viele von Euch versuche ich der Situation etwas Positives abzugewinnen und einige Ecken der Wohnung in den Griff zu bekommen, oder Dinge zu erledigen, die ich schon sehr lange vor mir herschiebe. Ich mache das meist nach dem Belohnungsprinzip und besteche mich ein wenig selbst. Ich denke mir dann "Komm, Du machst das jetzt und kannst dabei Deine Lieblingsserie schauen, Dein Hörbuch weiterhören, den neuen Podcast oder das neueste YouTube Video von XY anschauen". Dann gehen auch die nervigen Dinge viel schneller von der Hand. Eine Sache, die ich mir letztes Jahr schon einmal vorgenommen (und auch erledigt) habe, ist meinen Computer aufzuräumen. Wer einen Mac hat, wird das Problem kennen: quasi ständig meckert er, dass er fast voll ist. Der Speicherplatz ist einfach immer zu wenig. Besonders, wenn man wie ich viele große Fotodateien speichert. Back-Up und Auslagern sind da wesentliche Schritte, zu denen ich mich quasi monatlich zwinge. Allerdings hatte ich dennoch auf allen Speichermedien irgendwie Chaos. Eine neue Ordnung musste her und mit dieser bin ich auch heute noch sehr zufrieden.

Schritt 1: Ordner und Reihenfolge festlegen

Der erste Schritt zu weniger Suchen auf dem Computer oder dem Speichermedium ist eine klare und einfach Ordnerstruktur. Überlegt Euch also zu erste, welche Ordner Ihr auf der ersten Ebene benötigt. Versucht dabei zu viele wie möglich zu bündeln, damit Ihr möglichst wenig Ordner auf der ersten Ebene habt.

Da der Computer die Ordner alphabetisch sortiert, mag diese nicht immer Euren Prioritäten entsprechen. Die Lösung ist eine Nummerierung. Legt nun also die Reihenfolge Euer Ordner fest. Eure oberste Ebene könnte also wie folgt aussehen:

00-Notfall (z. B. Passwörter, Übersicht über Konten und Versicherungen)
01-Admin (s. u.)
02-Blog (unterteilt in meine Blogkategorien)
03-Kreatives
04-Reisen (z. B. Buchungsunterlagen, ESTA Antrag etc.)
05-Rezepte
06-Medien (s. u.)
07-Gesundheit (z. B. Anträge für alternative Heilmittel, Scans von Krankschreibungen etc.)
08-Computer (z. B. Schriften, Garantien etc.)
...

Der Ordner "Notfall" mag Euch komisch vorkommen. Wir hatten allerdings kürzlich einen schlimmen Unfall in der Familie, wo es plötzlich nötig wurde schnell Informationen zu Versicherung und Co. zu finden. Das stellte sich als sehr schwierig heraus für die direkten Angehörigen und da ich nicht täglich mit meiner Familie und meinem Lieblingsmann über meine Bankkonten etc. spreche und diese womöglich auch im Schockzustand etwas ratlos sind, möchte ich es im Fall der Fälle so einfach wie möglich machen.

Schritt 2: Unterordner und Reihenfolge festlegen

Im zweiten Schritt bestimmt Ihr die Unterordner und deren Reihenfolge. Ihr habt ja vorher alles schön in Kategorien gruppiert, jetzt geht es daran auch den Inhalt der Ordner ordentlich aufzubereiten. Ein Beispiel wäre hier mein "Admin" Ordner. Er unterteilt sich wie folgt:

01-To Dos
02-Steuer
03-Bank
04-Versicherungen
etc.

Besonders viel arbeite ich mit dem Ordner "To Dos". Dort habe ich mir extra einen Ordner "01-archivieren" angelegt, in den schiebe ich zwischendrin Dateien und Ordner für mein monatliches Back Up auf eine externe Festplatte. Zu meiner Back Up Routine schreibe ich noch einen separaten Blogpost. Der zweite Ordner heißt "02-Fotos Kalenderjahre". Er ist weiter unterteilt in Jahre und Monate und dient mir als Grundlage zur Erstellung meiner Fotoalben. Aktuell hinke ich da etwas hinter her und arbeite noch an den Jahren 2018 und 2019, denn ich habe mir vorgenommen jährlich Alben anzulegen. Über meine Motive habe ich Euch hier schon einmal erzählt. Der dritte Unterordner heißt "03-To Blog" und hier sammel ich die Fotos, die ich schon einmal geschossen habe, die aber noch bearbeitet werden müssen, bzw. zu denen ich noch Texte verfassen muss. Sie wandern dann später in meinen Blogordner. So behalte ich den Überblick über noch nicht fertiggestellte Blogprojekte.

Ein Ordner der Euch interessieren könnte, ist "Medien". Er unterteilt sich in

01-Fotos
02-Sprachmemos
03-Videos

Die Ordner sind wiederum unterteilt in Jahr und Monat. In Fotos sammel ich eher Bilder, die ich immer mal wieder brauche. Die Fotos der einzelnen Kalenderjahre speicher ich ja aktuell in To Dos bis ich sie archiviere. Hier arbeite ich manchmal also auch mit Verknüpfungen.

Schritt 3: Desktop an die eigenen Bedürfnisse anpassen

Ein weiterer wichtiger Ort ist für mich der Schreibtisch bzw. Desktop. Ich habe ein motivierendes oder inspirierendes Hintergrundbild eingerichtet. Aktuell ist es ein Bild vom Pool auf Rhodos, was mich an eine wahnsinnig tolle Zeit und Stimmung erinnert. Ich habe es mal mit praktischen Hintergrundbildern versucht, in denen man direkt Ordner und Dateien sortiert, aber das brauche ich gar nicht. Ich versuche den Desktop nämlich so clean wie möglich zu halten. Es befinden sich hier nur ein paar Verknüpfungen zu Ordnern, an denen ich aktuell viel arbeite z. B. Fotos 2019. Alles andere wird entweder schnell gelöscht (Stichwort: Screenshots) oder absortiert.

Schritt 4: Weniger Daten anhäufen

Im letzten Schritt heißt es, dem Datenmüll vorzubeugen und die Ordnung aufrecht zu erhalten. Dazu habe ich Euch ein paar Tipps zusammengetragen:

• regelmäßig den Download Ordner durchgehen und löschen oder absortieren

• Fotodateien
• direkt nach dem Import doppelte, verwackelte Motive und solche mit schlechten Ausschnitten löschen
• alte Fotos auslagern, z. B. auf externen Festplatten, DVDs oder evtl. Cloudservern. Letzteres kann man als parken des Autos in einer anderen Garage verstehen, du kannst nicht sicher sein, dass du immer ran kommst und die Garage kann aufgebrochen werden.
• was du nicht verlieren möchtest, musst du ausdrucken oder vervielfältigen
• Pinterest: Bilder von Möbeln, Hotels, Frisuren etc z.B. auf geheimen Pinnwänden auf Pinterest speichern

• Musikdateien:
• Streamingdienste sparen lokalen Speicherplatz
• der Musikgeschmack verändert sich, lösche alte Songs regelmäßig 
• MediaPurge: hilft wohl bei der einheitlichen Benennung von Musikdateien und findet doppelte Songs, ich habe es noch nicht getestet

• Ungenutzte Apple Programme
• mit etwas googlen, finden sich auch Tipps, um die vorinstallierten Programme von Apple auf ein minimum an Datenmengen zu reduzieren. Ich meine, wer nutzt eigentlich Garage Band?