Organisation - Papierkram organisieren mit Hängeregister | The Nina Edition


Heute gibt es ein kleines Update, denn seit 2013 hat sich einiges verändert. Ich weiß, es ist unser aller absolutes Lieblingsthema - nicht! Aber es ist Januar und da sind die Neujahrsvorsätze ja noch recht frisch und damit eine gute Gelegenheit, das bestehende System zu überholen. Mit einwenig hübschen Accessoires und einer kleinen Routine wird es Euch fortan maximal 30 Minuten in der Woche kosten. Panikattacken gehören nun der Vergangenheit an, denn Ihr werdet in Zukunft genau wissen, wo Ihr was abgelegt habt.

Seit diesem Bild im ersten Buch des gleichnamigen Blogs "Cupcake and Cashmere" *klick* habe ich von so einem farbigen Ablagesystem geträumt und mir diesen "Traum" in der neuen Wohnung erfüllt. Seit knapp zwei Jahren nutze ich nun dieses System und kann somit sagen, dass es sich wirklich bewährt hat.

Anleitung

Der erste Schritt dahin ist etwas aufwendig und benötigt einwenig Konzentration.
  1. Sucht alle Eure Unterlagen zusammen und sortiert sie nach Oberkategorien, wie z.B. bei mir:
    1. Persönliches
    2. Home
    3. Steuer
    4. Geld
    5. Rechtl. + Auto
    6. Mitgliedschaften
    7. Shopping
    8. Arbeit & Uni
  2. Ordnet jeder dieser Kategorien eine Farbe zu. Tipp: erstellt Euch eine Tabelle und orientiert Euch an den verfügbaren Farben von Hängeregistern per Blick in einen Online Shop. Bei mir sieht das so aus:
    1. Persönliches: gelb
    2. Home: hellblau
    3. Steuer: gelb
    4. Geld: grün (wegen der Hoffnung)
    5. Rechtl. + Auto: rot
    6. Mitgliedschaften: dunkelblau
    7. Shopping: grau
    8. Arbeit & Uni: beige
  3. Überlegt wie viele Unterkategorien Ihr pro Oberkategorie braucht, und schreibt das in Eure Tabelle. Bei mir sieht das so aus
    1. Persönliches
      1. Impfbuch, Sozialvers. Ausweis, Meldebescheinigung, Geburtsurkunde, Gesundheitsausweis
      2. Abschlusszeugnisse, Zeugnisse von Weiterbildungen, Arbeitszeugnisse
      3. Rente: Dokumente die Beginn und Ende von Ausbildungs- und Studienzeiten, oder Arbeitsverhältnisse belegen
      4. Medizinische Unterlagen: Röntgenbilder, Arztberichte etc.
    2. Home
      1. Mietvertrag
      2. Strom
      3. Telefon
      4. GEZ
      5. Handy
    3. Steuer
      1. Uni
      2. Job
      3. Spenden
      4. 2014
      5. 2015
    4. Geld
      1. Girokonto
      2. Sparkonto
      3. Tagesgeldkonto
      4. Kreditkarte
    5. Rechtl. + Auto
      1. Auto
      2. Hausratvers
      3. Haftpflichtvers
      4. Reiserücktrittsvers
      5. Krankenvers
      6. Berufsunfähigkeitsvers
      7. Zusatzvers (z.B. Zahn)
    6. Mitgliedschaften
      1. Abos
      2. Fitness
      3. sonstige: z.B. Travelbonusprogramme, Douglas, Payback etc.
    7. Shopping:
      1. Garantien
      2. Versandquittungen
      3. Onlineshopping
      4. IKEA
    8. Arbeit + Uni
      1. Arbeit
      2. Uni

Jetzt habt Ihr Euer Grundgerüst und braucht nun folgende Dinge:
  • Schrank und / oder Box zum Verstauen, z.B.
    • Rollcontainer ERIK von IKEA *klick*
    • Archiv Hängeregisterbox von LEITZ über AMAZON *klick*
    • Tipp: Ich nutze beides. Den Rollcontainer für aktuelle Unterlagen und die Box für archivierte Dinge, und Sachen die ich nicht ständig brauche, z.b. alte Bankunterlagen, alte Telefonverträge, Medizin. Unterlagen, alte Steuerunterlagen etc. mehr dazu hier *klick*

  • Hängetaschen entsprechend Eurer Anzahl von Überkategorien in den von Euch gewählten Farben, ich habe diese hier *klick*
  • Hängeregisterordner entsprechend der Farben und Anzahl Eurer Unterkategorien, ich habe diese hier *klick*
    • Tipp: Bestellt mind. 1 Hängeregisterordner mehr, Ihr werdet ihn brauchen
  • Labelmaker
  • hübsche Post-Its
  • evtl. Dokumententaschen zum Abheften (gibt es immer mal wieder bei Tchibo, z.B. zur Zeit *klick*)


  • Sortiert alle Unterlagen entsprechend der Unterkategorien
  • Sortiert sie dabei nach Jahren. Eine Übersicht, was man wie lange aufheben solltet, habe ich Euch hier zusammengestellt *klick*

  • Trennt die unterschiedlichen Jahre mit Hilfe der Post-Its. Dann könnt Ihr am Ende eines jeden Jahres einfach einen gesamten Stapel herausnehmen und archivieren, oder shreddern. 
  • Nutzt in Zukunft zur schnellen Ablage die Hängetaschen.
  • Sortiert einmal die Woche den Inhalt der Hängetaschen in die entsprechenden Hängeordner.
  • Geht einmal im Jahr am besten nach Weihnachten und vor Silvester die Unterlagen durch und schaut, was ausgedient hat, ins Archiv wandert oder geschreddert werden kann.
  • Alles was griffbereit sein sollte, kommt bei mir in den Rollcontainer. Der Rest in meine Archivbox.

Kommentare

  1. Sehr schön! Ich bin wirklich ein totaler Papier-Messie und habe mir für 2016 auch vorgenommen, mehr Ordnung ins Chaos zu bringen. Das ist schon mal eine sehr schöne Inspiration :)

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    1. ja, ich weiß, es ist ein wenig Dröge, aber Ordnung muss auch mal sein :)

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  2. Also, ich würde sagen, du kommst einfach mal bei mir vorbei und sortierst mein Zeug genauso schick ein, wie du es da hast :D
    Nein ehrlich, die Idee gefällt mir sehr gut - zumal ich eh seit einem halben Jahr überlege wie ich Papierkram künftig besser handhaben kann (so viel ist es bei mir zum Glück gar nicht). Das Farbleitsystem werde ich mal versuchen zu adaptieren =)

    Liebe Grüße
    Julia

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    1. haha - netter Versuch, meine Liebe. Aber ich komme dann lieber mal zum Schminki Tutorial vorbei. Das kannst Du doch so gut

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    2. Da hätte ich nichts dagegen, wenn ich im Gegenzug mehr Orgatips bekomme :D

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    3. Das klingt doch nach einem guten Deal :)

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  3. So etwas müsste ich unbedingt auch machen. Ich wäre unglaublich froh, wenn meine Unterlagen systematisch sortiert wären. Super Idee!

    Liebe Grüße,

    Julia

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