#organisinginspo - her weekly tasks

Schwirrt Euch auch oft der Kopf vor lauter Dingen, die Ihr erledigen müsst? Kennt Ihr das wenn Ihr abends nicht einschlafen könnt, deswegen? Zeitmanagement, work-life-balance und Organisation sind ja heute in aller Munde. Ich möchte Euch heute einmal erzählen, wie ich alles unter einen Hut bekomme ohne Burn out oder Schlafstörungen. Das ist doch mal ein schöner Post um in die Woche zu starten, oder? *lach*

Quelle: weekplan.net



Nein, das ist kein gesponsorter Post. Vielmehr möchte ich Euch etwas einfach so empfehlen, ohne dafür eine Gegenleistung zu bekommen. Ich werde immer wieder gefragt, wie ich das eigentlich alles so hinbekomme. Ich habe einen Full-Time Job, der oft mehr als die im Arbeitstrag angegebenen 39 Stunden die Woche in Anspruch nimmt, schreibe neben her meine Doktorarbeit, blogge und habe letztes Jahr zusätzlich noch die Sanierung unserer Wohnung gewuppt. Das ist jetzt etwas übertrieben, schließlich habe ich nur jedes Detail der Räumlichkeiten ausgewählt, aber Ihr glaubt gar nicht, was da alles zusammen kommt. Ich habe also jeden Tag in der Woche eigentlich mindestens drei Rollen (Job, Doktorarbeit, Blog) denen ich gerecht werden möchte/muss und dazu noch ein Privatleben.


Quelle: weekplan.net
Ich kann mir kaum vorstellen, dass jemand das ohne irgendein Organisationstool gewuppt bekommt. Ich verwende schon seit meines Studiums immer Horizontale Kalender mit vertikaler Einteilung für die Wochentage. Ich brauche einfach einen Überblick über die ganze Woche um planen zu können und abends mit ruhigem Gewissen ins Bett gehen zu können. Bei mir wird einfach alles in einen Tag eingetacktet. Ich habe ein relativ realistisches Grundverständnis dafür was ich an einem Tag schaffe und was nicht. Früher habe ich das wie gesagt immer auf dem Papier gemacht. Oft musste ich dann um- und/oder neuschreiben, wenn es Änderungen in meinen To Do's gab. Das ist mit einem Online Tool natürlich wesentlich leichter, ausserdem habe ich heute im Gegensatz zu früher auch häufig langfristigere Projekte und möchte weiter in die Zukunft planen. Ich weiß, viele Menschen schwören auf Kalender, Filofax und Co. aber ganz ehrlich, da ist einfach zu wenig Platz drin. Größere Kalender wiegen zu viel in meiner Handtasche und überhaupt verbringe ich bei Papiertools häufig zu viel Zeit mit neuschreiben, wegradieren etc. Ein Online-Tool ist einfach die perfekte Lösung für mich.

Nach dem ich Jahre lang Teux Deux genutzt habe (davon habe ich Euch ganz am Anfang dieses Blogs schon mal berichtet *klick*), nutze ich heute Weekplan *klick*. Teux Deux hatte sein Layout deutlich verändert und wurde kostenpflichtig, so dass ich nach einer Alternative suchen musste. Erstaunlicherweise verwenden die wenigsten Online Planner eine Wochenansicht. Die meisten bestehen nur aus To Do Listen. Das ist jedoch nicht der einzige Vorteil von Weekplan.

Weekplan lässt den User verschiedene sog. "roles" definieren. Bei mir sind das immer: Job, Doktorarbeit, Blog und Privat. Zeitweise kommen dann andere dazu wie Urlaub, Geburtstagsparty, Wohnungseinrichtung etc. Für jede Rolle definiert man eine andere Farbe. Die Rollen kann man dann einfach ein und ausblenden, genauso wie die erledigten und noch zu erledigenden Aufgaben. Das hat den Vorteil, dass ich mir so einfach immer die Rolle einblende mit der ich mich gerade beschäftigen möchte und nicht von einer unstrukturierten Mammut To-Do-Liste erschlagen und deprimiert in meinen Stuhl zurück sinke. Schaffe ich etwas an einem Tag nicht, kann ich es entweder selbst auf einen anderen Tag schieben oder es rutscht automatisch rüber. Week plan lässt den User übrigens auch noch prioritisieren. Das nutze ich allerdings nicht. Darum gibt es hier keine Bilder. Ich schreibe mir nur Dinge in meine tägliche Liste, die ich tatsächlich an diesem Tag erledigen muss. Das sind also alles Prios.

Hier habe ich z.B. nur meine Rolle "Blog" eingeblendet.

Neben der aktuellen Woche kann man mittels Kalender vorspringen und voraus planen. Habe ich zum Beispiel eine Anfrage gestellt, kann ich so in einer Woche eine Wiedervorlage eintragen. So vergesse ich keine laufenden Anfragen. Einzelne Aufgaben kann man auch mit Notizen (wie z.B. Telefonnummern oder Links) versehen und per Mausklick direkt einem anderen Datum über einen Kalender zuweisen.



In einer weiteren Spalte lassen sich die Goals (=Ziele) eintragen. Da trage ich mir z.B. Blogideen schnell ein, die ich dann nach und nach abarbeiten kann. Darüber hinaus gibt es Listen wie "Pending" (also Laufende Anfragen) oder "Someday" (sozusagen für "wenn mal Zeit ist").

Alles in allem fehlt mir an diesem Online Planner wirklich nichts. Ich würde mir wünschen die wiederholten Aufgaben gäbe es schon in der gratis Variante, aber ansonsten bin ich rund um happy mit diesem Tool. Das schöne ist, ich kann auch schnell unterwegs via Smart Phone Ergänzungen machen.

Wie behaltet Ihr den Überblick im Altag?

Kommentare

  1. Wie ich das schaffe? Gar nicht! Derzeit laufe ich noch mit einem Kilo Filofax herum, obwohl ich sonst alles (!) in meinen Mobiles habe. Nur den Kalender eben noch nicht.
    Insofern kam mir dieser Beitrag heute Morgen wie gelegen. Ich werde das sicher ausprobieren!
    Vielen Dank schon mal dafür!
    M.

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  2. Great post! I would love it if you joined and contribute your awesome posts at my link party at City of Creative Dreams, starts on Fridays :D Hope to see you there at City of Creative Dreams Link Party.

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  3. Hi,
    danke für deinen Post und die Vorstellung des Programms.
    Ich finde das Konzept von Week Plan sehr interessant & ansprechend & hab jetzt auch mal den Free Trial angefangen... aber gerade so was, dass ich dann in der gratis Version keine wiederholenden Events / Tasks machen kann, finde ich schon sehr störend (im Google Kalender mache ich das z.b. für Vorlesungen, Geburtstage, etc.)
    ich nutze seit 2 Jahren einfach den Google Kalender; da kannst du ja auch verschiedene Farben für verschiedene Kalender verwenden, also sozusagen auch verschiedene Rollen festlegen (ich nehme z.b. grün für die Uni, gelb für die Arbeit, blau für den Sport, braun für Medizinisches usw.)
    Jetzt mal noch schauen, ob mir eine gute Möglichkeit einfällt, da auch so ne Pending-Liste einzubauen ;)
    Viel Erfolg weiterhin & schöne Grüße!

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