Organisation - Papierkram organisieren mit Hängeregister | The Nina Edition

Ich weiß, Papierkram ist unser aller absolutes Lieblingsthema - nicht! Aber es ist Januar und da sind die Neujahrsvorsätze ja noch recht frisch und damit eine gute Gelegenheit, das bestehende System zu überholen. Mit einwenig hübschen Accessoires und einer kleinen Routine wird es Euch fortan maximal 30 Minuten in der Woche kosten. Panikattacken gehören nun der Vergangenheit an, denn Ihr werdet in Zukunft genau wissen, wo Ihr was abgelegt habt.

Seit diesem Bild im ersten Buch des gleichnamigen Blogs "Cupcake and Cashmere" *klick* habe ich von so einem farbigen Ablagesystem geträumt und mir diesen "Traum" in der neuen Wohnung erfüllt. Seit knapp zwei Jahren nutze ich nun dieses System und kann somit sagen, dass es sich wirklich bewährt hat.

Anleitung

Der erste Schritt dahin ist etwas aufwendig und benötigt einwenig Konzentration.

1. Sucht alle Eure Unterlagen zusammen und sortiert sie nach Oberkategorien, wie z.B. bei mir:
1. Persönliches
2. Home
3. Steuer
4. Geld
5. Rechtl. + Auto
6. Mitgliedschaften
7. Shopping
8. Arbeit & Uni
2. Ordnet jeder dieser Kategorien eine Farbe zu. Tipp: erstellt Euch eine Tabelle und orientiert Euch an den verfügbaren Farben von Hängeregistern per Blick in einen Online Shop. Bei mir sieht das so aus:
1. Persönliches: gelb
2. Home: hellblau
3. Steuer: gelb
4. Geld: grün (wegen der Hoffnung)
5. Rechtl. + Auto: rot
6. Mitgliedschaften: dunkelblau
7. Shopping: grau
8. Arbeit & Uni: beige
3. Überlegt wie viele Unterkategorien Ihr pro Oberkategorie braucht, und schreibt das in Eure Tabelle. Bei mir sieht das so aus
1. Persönliches
1. Impfbuch, Sozialvers. Ausweis, Meldebescheinigung, Geburtsurkunde, Gesundheitsausweis
2. Abschlusszeugnisse, Zeugnisse von Weiterbildungen, Arbeitszeugnisse
3. Rente: Dokumente die Beginn und Ende von Ausbildungs- und Studienzeiten, oder Arbeitsverhältnisse belegen
4. Medizinische Unterlagen: Röntgenbilder, Arztberichte etc.
2. Home
1. Mietvertrag
2. Strom
3. Telefon
4. GEZ
5. Handy
3. Steuer
1. Uni
2. Job
3. Spenden
4. 2014
5. 2015
4. Geld
1. Girokonto
2. Sparkonto
3. Tagesgeldkonto
4. Kreditkarte
5. Rechtl. + Auto
1. Auto
2. Hausratvers
3. Haftpflichtvers
4. Reiserücktrittsvers
5. Krankenvers
6. Berufsunfähigkeitsvers
7. Zusatzvers (z.B. Zahn)
6. Mitgliedschaften
1. Abos
2. Fitness
3. sonstige: z.B. Travelbonusprogramme, Douglas, Payback etc.
7. Shopping:
1. Garantien
2. Versandquittungen
3. Onlineshopping
4. IKEA
8. Arbeit + Uni
1. Arbeit
2. Uni

Jetzt habt Ihr Euer Grundgerüst und braucht nun folgende Dinge:

• Schrank und / oder Box zum Verstauen, z.B.
• Rollcontainer ERIK von IKEA *klick*
• Archiv Hängeregisterbox von LEITZ über AMAZON *klick*
• Tipp: Ich nutze beides. Den Rollcontainer für aktuelle Unterlagen und die Box für archivierte Dinge, und Sachen die ich nicht ständig brauche, z.b. alte Bankunterlagen, alte Telefonverträge, Medizin. Unterlagen, alte Steuerunterlagen etc. mehr dazu hier *klick*

• Hängetaschen entsprechend Eurer Anzahl von Überkategorien in den von Euch gewählten Farben, ich habe diese hier *klick*
• Hängeregisterordner entsprechend der Farben und Anzahl Eurer Unterkategorien, ich habe diese hier *klick*
• Tipp: Bestellt mind. 1 Hängeregisterordner mehr, Ihr werdet ihn brauchen
• Labelmaker
• hübsche Post-Its
• evtl. Dokumententaschen zum Abheften (gibt es immer mal wieder bei Tchibo, z.B. zur Zeit *klick*)

• Sortiert alle Unterlagen entsprechend der Unterkategorien
• Sortiert sie dabei nach Jahren. Eine Übersicht, was man wie lange aufheben solltet, habe ich Euch hier zusammengestellt *klick*

• Trennt die unterschiedlichen Jahre mit Hilfe der Post-Its. Dann könnt Ihr am Ende eines jeden Jahres einfach einen gesamten Stapel herausnehmen und archivieren, oder shreddern. 
• Nutzt in Zukunft zur schnellen Ablage die Hängetaschen.
• Sortiert einmal die Woche den Inhalt der Hängetaschen in die entsprechenden Hängeordner.
• Geht einmal im Jahr am besten nach Weihnachten und vor Silvester die Unterlagen durch und schaut, was ausgedient hat, ins Archiv wandert oder geschreddert werden kann.
• Alles was griffbereit sein sollte, kommt bei mir in den Rollcontainer. Der Rest in meine Archivbox.

Aufbewahren

Generell beginnen viele Fristen erst ab dem Ende des Kaufjahres. Das solltet Ihr miteinbeziehen und nicht in Monaten sondern in Jahren denken.

• Kontoauszüge: 3-5 Jahre
  Generell keine Pflicht für Privatpersonen (Ausnahme: Für Privatpersonen mit positiven Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr besteht eine Aufbewahrungsfrist für Kontobelege von sechs Jahren.)
  jedoch oft aus steuerlichen Grünen ratsam
  Faustregel: dreijährige Verjährungsfrist, ABER: Für Werklieferungen oder sonstige Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, sind die Zahlungsbelege und Handwerkerrechnungen seit 2004 mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Privatpersonen, die eine Handwerkerrechnung oder einen Zahlungsbeleg nicht während dieser Mindestfrist von zwei Jahren aufbewahren, müssen mit einer Geldbuße bis zu 500 Euro rechnen (Quelle).
• Kreditkartenabrechnungen: 3 Jahre
• Steuerdokumente: 10 Jahre
  Steuerrelevante Belege sowie Steuerbescheide sollten zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Denn das ist der Zeitraum, für den das Finanzamt noch Unterlagen fordern kann (eine Übersicht, was wie lang aufgehoben werden muss, erhaltet ihr hier *klick*)
• Garantien/-Belege: Kaufverträge und Kassenbons von Möbeln, Computern und anderen Anschaffungen sollten nicht vor Ablauf der Gewährleistungsfrist (Grundsätzlich gilt für neue Produkte in Deutschland eine Mängelgewährleistung von 2 Jahren (§ 438 BGB)) oder Garantie weggeworfen werden. 
• Kaufbelege: gegebenenfalls auf Lebensdauer ansonsten 2 Jahre
  Bei wertvollen Gegenständen, die von der Hausratversicherung umfasst werden, sollten die Rechnungen aufbewahrt werden, solange der Gegenstand existiert.
• Zahlbelege: 3 Jahre
  Um bei Alltagsgeschäften später leichter den Beweis über Zahlungsgrund, Beitragshöhe oder Zahlungszeitpunkt führen zu können, sollten Kontoauszüge drei Jahre lang aufbewahrt werden (Selbstständige zehn Jahre). Nach diesem Zeitraum sind Alltagsgeschäfte in aller Regel verjährt
• Arztrechnungen: 3 Jahre (danach sind Forderungen verjährt)
  Schadensersatzansprüche wegen falscher Behandlung können dagegen in 30 Jahren verjähren. Daher sind Unterlagen von Ärzten und Behandlungen durchaus länger aufzuheben.
• Gehaltsabrechnungen, Studienbescheinigungen, sozialabgabepflichtige Jobs vom Start der Ausbildung, Arbeitsverträge oder Rentenversicherungsnachweise: bis zur Rente
  Es sind zwar die entsprechenden Daten auch beim Rentenversicherungsträger gespeichert, aber wenn dort etwas schiefgeht, kann man mit solchen Belegen seine Berufstätigkeit nachweisen.
• Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle: 3 Jahre 

Going Paperless

Als ich diesen Tipp zuerst gelesen habe, dachte ich: nicht mein Ding. Desto mehr ich aber darüber nachgedacht habe, desto mehr bin ich zum Entschluss gekommen, dass das der richtige Weg ist. Ich habe hier auch ein Beispiel für Euch: Ich komme abends nach Haus, der erste Weg geht zum Briefkasten, Post rausholen, mit hochnehmen, öffnen, Briefumschlag recyclen, Post sichten, entsprechend ablegen, am nächsten Papier-kram-Tag ordentlich ablegen und einige Jahre die Wohnung zumüllen. Das alles wäre nicht wenn die Rechnungen online kämen. Übrigens, Quittungen für Überweisungen lade ich im Online Banking schon seit einer Weile nur noch runter, ohne sie auszudrucken. Spart Tinte, Bäume, Zeit und Platz. Der einzige Nachteil bei diesem System: Festplatten können kaputt gehen und auch Daten müssen aufgeräumt und gelöscht werden.