#organisinginspo - my documents and papers


Ich gebe es zu, ich bin ein kleiner Chaot und ich mache noch ein Geständnis: ich hasse Papierkram. Dabei habe ich gar nicht so viel. Es brauchte also vier Dinge bis ich es nicht mehr länger aushielt und mich endlich daran machte Ordnung hinein zu bringen: 1. die January Cure von Apartment Therapy und den entsprechenden task *klick*, 2. der Home Office Month bei I heart organizing und der entsprechenden Artikel zum Thema "paper clutter" *klick*, 3. das tolle System von Cupcakes and Cashmere *klick* gepaart mit 4. meiner eigenen Unzufriedenheit mit der Situation. Und wisst Ihr was? Inzwischen macht es sogar Spaß und ich glaube, in der neuen Wohnung wird es noch besser.


Nachdem ich nun meinen inneren Schweinehund besiegt habe, dachte ich mir, ich teile mal mit Euch, was ich aus den ganzen Artikel gelernt habe und wie ich es für mich umgesetzt habe.

Grundsätzlich habe ich vier Ordner:

- 2  für aktuelle Unterlagen (dazu später mehr),
- 1 einen für die aktuelle Steuer (also im Jahr 2013 für die 2013)
- und 1 mit alten Unterlagen

dazu kommen nun noch drei Kontoauszugordner *klick*. Dazu komme ich später noch.

Was in den Steuer Ordner kommt, wisst Ihr, denke ich, also gehe ich darauf nicht näher ein. Alle alten Steuer Ordner habe ich im Keller. Achtung: ich wohne im Altbau, also habe ich sie in große Plastikkisten getan. Wenn Ihr nicht im Altbau wohnt, gibt es im Office-Bedarf da tolle Archiv Kisten.


Überhaupt würde ich gerne so einen Schrank haben wie Emily von Cupcakes and Cashmere. Da ich aber in meiner jetzigen Wohnung dafür keinen Platz habe, verschiebe ich das auf wenn ich umgezogen bin und beruhige mich derzeit mit der Suche nach dem passenden Schrank. Wer Tipps hat: immer her damit!

In dem Ordner mit alten Unterlagen habe ich:

- alte Mietverträge
- den letzten Kontoauszug von alten Konten
- gekündigte Mitgliedschaften etc.

Generell würde ich Euch raten alle Kontoauszüge von alten Konten zu schreddern und nur immer den letzten aufzuheben. Ihr solltet auf jeden Fall ein Dokument wo die Kontonummer drauf steht aufbewahren.

Aber jetzt erstmal zurück zum Anfang. Am Besten holt Ihr einmal Euren gesamten Papierkram zusammen. Ich mache das immer auf dem Boden, da habe ich genug Platz. Bei mir war das schon relativ gut vorsortiert, daher bin ich Ordner für Ordner vorgegangen. Es klingt banal, aber es hilft wirklich: leert ersteinmal den Ordner komplett. Das hat den Vorteil, dass Ihr alles was wieder hinein kommt, in die Hand nehmen müsst. Somit kommt nichts zurück, das nicht dahin gehört. Jetzt sortiert Ihr am besten alle Unterlagen die Ihr herausgenommen habt nach Themen. So bekommt Ihr eine gute Übersicht über Eure Kategorien. Entweder Ihr nehmt ein festes Register, das hat den Vorteil, das es relativ stabil ist und sich gut abhebt, aber den Nachteil, das es nur eine bestimmte Anzahl von Registerkarten vorsieht, oder Ihr nehmt wie ich selbstklebende Register von Post-It, dadurch seid Ihr sehr flexibel. Mit einem wasserfesten Stift lassen die sich super beschriften. Ich habe übrigens für Euch recherchiert was man wie lange aufheben muss. Dafür übernehme ich natürlich keine Garantie.



Ordner 1 ist bei mir der Wichtigste und gliedert sich in
  1. Persönlich: Impfbuch, Sozialversicherungsausweis, Meldebescheinigung, Gesundheitsausweis etc.
  2. Wohnung: Mietvertrag, Erhöhungen, Abrechnungen
  3. Vattenfall
  4. Finanzen: Girokonto, Sparkonto, Tagesgeldkonto
  5. Rentenversicherung / Betriebliche Rente, VWL
  6. Arbeitgeber: aktueller Arbeitsvertrag
  7. Schufa
  8. Telefon: Handy, TV, Internet, Festnetz
  9. Medizin
  10. GEZ
  11. Computer: How tos, Treiber und Software-CDs
Neu sind vorallem die Kategorien, die ich mir auf den o.g. Websites abgeschaut habe. Außerdem habe ich die Kontoauszüge ausgeheftet. Die Dinger sind so klein und nehmen so viel Platz weg. Aufheben sollte man sie aber auf jeden Fall. Daher habe ich mir bei REWE (!) für 2,99 je zwei pinke und zwei schwarze Kontoauszughefter zugelegt. Die pinken dürfen in der Wohnung griffbereit bleiben. Ersteinmal brauche ich nur einen. Hier sind die Kontoauszüge von 2012 und 2013 abgeheftet. Alle anderen sind in die schwarzen Ordner gewandert. Einer ist für's Girokonto der andere für die Sparkonten. Der Vorteil an diesen Ordnern ist, dass Ihr zwei übereinander stellen könnt und somit die doppelte Menge unterbekommt. Super oder?! Die alten Kontoauszüge kommen bei mir in einen wenig genutzten Schrank.


Ordner 2 ist quasi der Shopping Ordner. Er glieder sich in folgende Kategorien:

1. Bonusprogramme: Meilen, Deutsche Bahn etc.
2. Abos: Living at Home, Sweet Paul etc
3. Mitgliedschaften: Douglas, Fitness
4. Shopping: Versandquittungen, IKEA,Gewährleistungen, Garantien, Bons
5. Strafzettel

Dabei habe ich die Belege je nach Jahreszahlen gruppiert, damit ich schnell den gesamten Stapel herausnehmen kann und nicht noch einmal alles durchgehen muss, wenn ich das nächste Mal aussortiere.

Aufbewahren:

Generell beginnen viele Fristen erst ab dem Ende des Kaufjahres. Das solltet Ihr miteinbeziehen und nicht in Monaten sondern in Jahren denken.
  • Kontoauszüge: 3-5 Jahre
    Generell keine Pflicht für Privatpersonen (Ausnahme: Für Privatpersonen mit positiven Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr besteht eine Aufbewahrungsfrist für Kontobelege von sechs Jahren.)
    jedoch oft aus steuerlichen Grünen ratsam
    Faustregel: dreijährige Verjährungsfrist, ABER: Für Werklieferungen oder sonstige Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, sind die Zahlungsbelege und Handwerkerrechnungen seit 2004 mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Privatpersonen, die eine Handwerkerrechnung oder einen Zahlungsbeleg nicht während dieser Mindestfrist von zwei Jahren aufbewahren, müssen mit einer Geldbuße bis zu 500 Euro rechnen (Quelle).
  • Kreditkartenabrechnungen: 3 Jahre
  • Steuerdokumente: 10 Jahre
    Steuerrelevante Belege sowie Steuerbescheide sollten zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Denn das ist der Zeitraum, für den das Finanzamt noch Unterlagen fordern kann (eine Übersicht, was wie lang aufgehoben werden muss, erhaltet ihr hier *klick*)
  • Garantien/-Belege: Kaufverträge und Kassenbons von Möbeln, Computern und anderen Anschaffungen sollten nicht vor Ablauf der Gewährleistungsfrist (Grundsätzlich gilt für neue Produkte in Deutschland eine Mängelgewährleistung von 2 Jahren (§ 438 BGB)) oder Garantie weggeworfen werden.
  • Kaufbelege: gegebenenfalls auf Lebensdauer ansonsten 2 Jahre
    Bei wertvollen Gegenständen, die von der Hausratversicherung umfasst werden, sollten die Rechnungen aufbewahrt werden, solange der Gegenstand existiert.
  • Zahlbelege: 3 Jahre
    Um bei Alltagsgeschäften später leichter den Beweis über Zahlungsgrund, Beitragshöhe oder Zahlungszeitpunkt führen zu können, sollten Kontoauszüge drei Jahre lang aufbewahrt werden (Selbstständige zehn Jahre). Nach diesem Zeitraum sind Alltagsgeschäfte in aller Regel verjährt
  • Arztrechnungen: 3 Jahre (danach sind Forderungen verjährt)
    Schadensersatzansprüche wegen falscher Behandlung können dagegen in 30 Jahren verjähren. Daher sind Unterlagen von Ärzten und Behandlungen durchaus länger aufzuheben.
  • Gehaltsabrechnungen, Studienbescheinigungen, sozialabgabepflichtige Jobs vom Start der Ausbildung, Arbeitsverträge oder Rentenversicherungsnachweise: bis zur Rente
    Es sind zwar die entsprechenden Daten auch beim Rentenversicherungsträger gespeichert, aber wenn dort etwas schiefgeht, kann man mit solchen Belegen seine Berufstätigkeit nachweisen.
  • Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle: 3 Jahre 

Going Paperless

Als ich diesen Tipp zuerst gelesen habe, dachte ich: nicht mein Ding. Desto mehr ich aber während der January Cure darüber nachgedacht habe, desto mehr bin ich zum Entschluss gekommen, dass das der richtige Weg ist. Ich habe hier auch ein Beispiel für Euch: Ich komme abends nach Haus, der erste Weg geht zum Briefkasten, Post rausholen, mit hochnehmen, öffnen, Briefumschlag recyclen, Post sichten, entsprechend ablegen, am nächsten Papier-kram-Tag ordentlich ablegen und einige Jahre die Wohnung zumüllen. Das alles wäre nicht wenn die Rechnungen online kämen. Der einzige Nachteil beim online system: Festplatten können kaputt gehen. Übrigens, Quittungen für Überweisungen lade ich im Online Banking schon seit einer Weile nur noch runter, ohne sie auszudrucken. Spart Tinte, Bäume, Zeit und Platz.

Sorry, für den vielen Text heute, und die recht wenigen Bilder. Wie geht Ihr mit Eurem Papierkram um?

1 Kommentar

  1. Wow! Danke, für den super nützlichen Beitrag !!! glg Lina

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